Zentral in dieser Vereinsbuchhaltung ist das Journal. Dabei handelt es sich um ein Journal, das immer den aktuellen Stand bezüglich Budgetverzehr sowie Stand der Zahlungskonto; (8 Konten sind vorgesehen) anzeigt.

Die Budgetpositionen sind stellvertretend für die Erfolgskonto (Ausgaben und Einnahmen).

Als Erfolgskonto stehen ausschliesslich nur eingetragene Budgetpositionen zur Auswahl.

Damit wird erreicht, dass der Vergleich der Ausgaben und Einnahmen mit dem Budget allzeit aktuell berechnet und ausgewiesen werden kann.

Es ist deshalb auch ratsam, dass die Budgetpositionen gut überlegt sind und ev. mit Positionen ergänzt werden, die in der laufenden Budgetperiode neu dazu kommen könnten. Das Budget lässt sich in Gruppen gliedern z.B. Betriebsausgaben, Anlässe, etc.